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Estrategia de Cero Papel

Menos papel Más comunicación.(Ver)

  1. INTRODUCCION.

La Empresa Departamental de Servicios Públicos  de Boyacá, en coherencia con la estrategia del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Programa Agenda de Conectividad – Estrategia Gobierno en línea, quiere implementar  política de cero papel mediante las indicaciones que nos ofrecen en las “guías cero papel en la administración publica”, mediante campañas de concientización,  además la utilización de herramientas tecnologías que nos permiten manejar cadenas de información internas y mediante programas que nos permitan guardar archivos en nubes de información.

 

  1. OBJETIVO GENERAL

 

El objetivo principal de esta estrategia, consiste en proporcionar un conjunto de herramientas, que nos permitan reducir el consumo de papel mediante la formación de nuevos hábitos y costumbres en los servidores públicos, en su mayoría con un componente cultural, mediante el cual las entidades puedan reducir sus actuales demandas de papel en actividades administrativas.

 

2.1   OBJETIVOS ESPECIFICOS

Los beneficios que la empresa puede obtener con la implementación de política cero papel son:

  •  Procesos y servicios más eficaces y eficientes.
  •  Aumento de la productividad
  • Optimización de los recursos
  •  Buenas prácticas en gestión documental.
  •  Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como almacenamiento e insumos.
  • Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades.
  •  Mayor control y seguridad en el manejo de la información.
  •  Eliminar la duplicidad de documentos.
  •  Disminuir los tiempos de localización de los archivos.
  •   Reducir las necesidades de espacio de almacenamiento
  •  Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación en las entidades.

 

¿Por qué la empresa debería manejar una estrategia de “cero papel”?

 

En  resumen a esta pregunta es la eficiencia “el verdadero impacto de ser cero papel se da en términos de reducción de tiempos y esfuerzos gracias a la disposición de la información en entornos electrónicos, que facilitan la búsqueda, consulta, creación y distribución. Un proyecto cero papel tiene un impacto directo en aspectos como: la mejora en la gestión del conocimiento, la mejora substancial de la seguridad de la información, el incremento en la eficiencia de los procesos, la reducción de costos, entre otras (…) Es, asimismo, un elemento vital para avanzar en temas como teletrabajo o gestión de información desde dispositivos móviles”.

 

ESTRATEGIAS DE LA EMPRESA DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS PÚBLICOS.

 

  1. La primera estrategia es formalizar el compromiso de la entidad con la estrategia de cero papel mediante la emisión por parte de la alta dirección una política cero papel, interna en forma de una carta de compromiso, circular o resolución. En ella se deberá establecer metas generales de la estrategia, medidas básicas a implementar, responsables en temas específicos, entre otros. 

 

  1. SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL

 

Seleccione una persona organizada, entusiasta y creativa para coordinar las actividades de reducción de uso de papel. El coordinador debe ser alguien que se comunica bien con sus compañeros de trabajo y puede dedicar tiempo para establecer una estrategia efectiva. No tiene que ser una labor de tiempo completo, pero debe tener la autoridad o habilidad para lograr que la estrategia se cumpla.

 

  1. REALICE CAMPAÑAS PARA PROMOVER BUENOS HÁBITOS DE CONSUMO DE PAPEL.

 

          El mayor reto de una estrategia de Cero Papel es cambiar la forma de pensar y de actuar de las personas que trabajan en la entidad. Para lograrlo es importante contar con el apoyo de las oficinas responsables de talento humano y comunicaciones internas, con el fin de diseñar estrategias creativas e innovadoras que logren impactar verdaderamente la cultura organizacional de la entidad.

 

Por ejemplo:

 

  • Corregir en Pantalla

Corregir los errores del documento desde la pantalla del ordenador antes de imprimirlo.

  •  Imprimir/Fotocopiar a doble cara

De esta manera ahorras papel y espacio; ya que los documentos ocuparán menos lugar. Es recomendable configurar los equipos para que la impresión a doble cara se realice por defecto. En algunas ocasiones, es necesario imprimir o fotocopiar a una sola cara, en estos casos debemos acordarnos de desactivar la impresión a doble cara para evitar despilfarrar papel-

  •  Borradores

En aquellos documentos que carecen de importancia o tan solo son borradores, puedes ahorrar papel  incluyendo dos o más hojas por cada cara. Además configurar la página para reducir los márgenes al mínimo permite un mayor aprovechamiento del papel.

  • Reducir a tamaño A4

La mayoría de las fotocopiadoras tienen la posibilidad de reducir de tamaño A3 a A4.

  •  Evitar copiar innecesarias

Muchas de las impresiones que se realizan en las oficinas no son necesarias. Hay que concienciar a cada empleado para que evalúe en qué casos sí es necesario imprimir y en cuáles no.

  • Guardar copias en  el ordenador.

No es necesario guardar copiar en papel de todos los documentos; en muchos casos podemos guardar las copias en un disco duro.

  • Conservar papel usado.

Las impresiones con errores o fotocopias innecesarias normalmente van a la basura. Podemos guardar estos folios para imprimir borradores o como papel de oficina.

  • Tamaño de Letra.

Elegir el tamaño de letra más pequeño posible, de esta manera se pueden ahorrar varias hojas. Aunque en el ordenador, puede ser más cómodo trabajar con un tipo de letra más grande a la hora de imprimir el documento, revisar el tamaño y el tipo de fuente.

  •  Conocer los equipos de Impresión

En muchas ocasiones, los usuarios no conocen todas las posibilidades que les ofrecen sus equipos, así como el funcionamiento correcto de la máquina. Esto supone un despilfarro de papel importante para las empresas

  • Mantenimiento de los equipos de impresión.

Tanto en el caso de las fotocopiadoras como en el de las impresoras, pueden presentar problemas o defectos de tonner. En este caso, se debe avisar al servicio de mantenimiento para que solucione las incidencias con la mayor brevedad posible. 

 

  1.  Correos institucionales, pagina web, (CYNERGY)

 

  1. Manejo de la información mediante nubes de información.

 

El siguiente concepto fue emitido por el ingeniero JAVIER ALEXADER MORA CASTRO, profesional de apoyo de sistemas de PDA.

  

¿Qué es y para qué sirve?

“Técnicamente la nube, es el nombre que se le dio al procesamiento y almacenamiento masivo de datos en servidores que alojen la información del usuario, esto significa que hay servicios, algunos gratuitos y otros pagos, que guardarán tanto los archivos como información en Internet.  

La idea  de todo esto nace en el acceso instantáneo y en todo momento a los datoseste donde este y a través tanto de dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tabletas, etc.), como de computadoras de escritorio o portátiles.

Lo mejor de todo es que la nube no fue creada para personas expertas en tecnología, sino para el usuario final que quiere solucionar las cosas de manera rápida y simple. Por ese motivo la mayoría de los servicios que hacen uso de esta tecnología son de lo más fáciles de usar.  

Uno de los ejemplos más claros es el correo electrónico a través del navegador. Cuando se accede a cualquier e-mail (Hotmail o Gmail, por ejemplo) tenemos la información en Internet a la que podemos  acceder de manera rápida. Lo único que hay que hacer es ingresar a un sitio, poner una clave y listo: podemos acceder a todos los correos, contactos y archivos adjuntos alojados en servidores de las diferentes empresas. 

Pero el acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento no es la única ventaja de la nube. Este modelo también permite aprovechar mejor los recursos de la PC. Picasa, que es un servicio para alojar imágenes, permite editar las capturas a través de Internet (darle brillo, rotarlas, cortarlas, etc.), sin necesidad de tener ningún software alojado en tu computadora. De esta forma, el esfuerzo de procesamiento se aloja en los servidores de Google y no en la PC. 

Servicios que usan la nube

 

DROPBOX


Es básicamente un disco rígido pero en Internet. El servicio, completamente gratuito un que también se puede pagar para tener una versión premium. Ofrece espacio en sus servidores para que pueda guardar archivos de texto, videos, canciones o cualquiera de las cosas que tiene en la PC. 


Lo mejor de todo es que a través de un software que poseen podrá acceder a este disco rígido digital a través de una carpeta en el escritorio o de la barra de tareas de Windows, Mac OS X o Linux. 
 

 

GOOGLE DOCS Y CALENDAR

 

Si esta buscando una alternativa para el Microsoft Office, el Google Docs es lo ideal. Va a poder crear o editar archivos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, archivos PDF y más. Pero, además de poder ingresar desde cualquier computadora y lugar, una de las mejores opciones que tiene es que guarda los archivos constantemente. Esto permite que si, por ejemplo, se corta la luz no pierda prácticamente nada de información y pueda seguir modificando los archivos en cualquier momento. 


Por otro lado, Google Calendar es servicio de calendario y agenda online. Permite no sólo organizar fechas sino sincronizar la información con los contactos de Gmail y así compartir o invitarlos a diferentes eventos. Lo mejor de todo es que, aquellos más olvidadizos, van a poder configurarlo para que les envíen un correo electrónico o SMS de aviso cuando tengan una cita importante o saludar a algún amigo por el cumpleaños.


Tanto con 
Google Docs como con Google Calendar si quiere usarlos va a tener que tener una dirección en Gmail. 

 

ZOHO


Es una plataforma que, como Google Docs, ofrece aplicaciones online para oficina pero mucho más profesional y con una mayor cantidad de opciones. 


Zoho Writer te permitirá crear documentos de texto; Zoho Sheet con el que se pueden hacer hojas de cálculo; Zoho Show para crear diapositivas; Zoho Wiki para editar archivos wiki (como la Wikipedia); Zoho Notebook que le dejará crear documentos de texto con videos, audio e imágenes; Zoho Meeting para realizar videoconferencias entre una o más personas; Zoho Projects para gestionar proyectos de cualquier tipo (asignación de tareas, tiempos para realizarlas, personas vinculadas, etc.); Zoho CRM es una aplicación para administrar y gestionar con la que va a poder llevar una agenda de contactos, tareas, gestión de grupos y más; Zoho Planner para tener una lista muy organizada de tareas por hacer; Zoho Chat para comunicarse con sus empleados o compañeros de trabajo; y Zoho Mail que, como su nombre lo dice, es un correo electrónico. 

La nube es una tecnología que surgió hace tiempo y cada vez más personas comenzaron utilizarla para realizar trabajos y guardar su información en Internet y no correr el riesgo de perderla.

 

La importancia de las soluciones y los servicios en la nube

Las soluciones y servicios en la nube ofrecen ventajas económicas decisivas al mismo tiempo que solucionan algunos de los mayores retos comerciales y tecnológicos a los que se enfrentan las organizaciones hoy en día:

  • Ayudan a los departamentos de TI de las empresas a transferir el coste del gasto   del capital (CapEx) a los gastos operativos (OpEx), compartir los activos de soluciones en la nube y proporcionar servicios dinámicos a demanda.
  • Ayudan a los proveedores de servicios con nuevos modelos comerciales flexibles para el lanzamiento y rentabilización de servicios escalables, con mayor rapidez y eficacia, independientemente de la ubicación o del tamaño de la empresa. 

 

Qué necesita tener en cuenta sobre las soluciones en la nube

 

El principal reto de la entrada en el "mundo de muchas nubes" consiste en decidir qué modelo de soluciones en la nube es adecuado para su empresa y de qué forma se conecta mejor con otras soluciones de nube para hacer realidad todo el potencial de su nube. Existe una serie de aspectos a tener en cuenta a la hora de adoptar soluciones en la nube:

  • El plazo de comercialización: muchas empresas creen que el tiempo necesario para contratar personal con experiencia en la nube y la disponibilidad de talento con la nube son los principales elementos que impiden la implementación con éxito de soluciones en la nube.
  • Experiencia del usuario: en particular para aplicaciones como colaboración y vídeo, es necesario proporcionar una experiencia uniforme y sumamente segura en todos los modelos de suministro y dispositivos.
  • Rendimiento, agilidad y eficiencia: se necesita una variedad de proveedores innovadores que puedan proporcionar e implementar soluciones en la nube para integrar y apoyar el modelo de soluciones en la nube elegido.

 

ING. JAVIER ALEXADER MORA CASTRO

Profesional de apoyo de sistemas

       

 

   

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