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SECRETARIA GENERAL

En la Secretar铆a General se debe coordinar los recursos humanos聽 y f铆sicos de la Empresa, dirigir los planes de compras, contrataci贸n y las dem谩s actividades relacionadas con la administraci贸n de los recursos econ贸micos, contables y presupuestales para garantizar el cumplimiento de la misi贸n empresarial. Prestar apoyo al Asesor Jur铆dico.

FUNCIONES ESENCIALES DE LA SECRETAR脥A GENERAL

  1. Preparar los proyectos de acuerdo y resoluciones emanadas de la Junta Directiva de la Empresa y apoyar a la Secretar铆a T茅cnica en los proyectos聽 a tramitar ante el Comit茅 Directivo del PDA.
  2. Ejercer como secretario de la Junta Directiva, llevar las actas respectivas, convocar a las sesiones de la misma.
  3. Preparar, en coordinaci贸n con las dem谩s dependencias de la empresa, el programa anual de caja de los gastos generales del presupuesto, en especial el relacionado con el personal y el funcionamiento de la empresa y efectuar el聽 seguimiento de su ejecuci贸n.
  4. Velar porque se prepare a tiempo, con destino a la Junta Directiva,聽 el proyecto anual de presupuesto de la Empresa, plan de compras, de contrataci贸n y plan de acci贸n de la dependencia a su cargo y presentar los informes que sean solicitados.
  5. Coordinar y dirigir el dise帽o e implementaci贸n de un sistema de administraci贸n documental que garantice la recepci贸n, entrega, uso, protecci贸n y conservaci贸n聽 de los documentos de inter茅s para la聽 Empresa.
  6. Coordinar la administraci贸n de los recursos f铆sicos y log铆sticos, de bienes y servicios como los de mantenimiento, vigilancia, aseo y cafeter铆a, seguros, fotocopiado, telefon铆a fija y m贸vil, conectividad y servicios p煤blicos, as铆 como聽 el mantenimiento del parque automotor聽 y dem谩s聽 bienes muebles e inmuebles de la Empresa, con criterios de econom铆a, eficiencia聽 y productividad, velando por la provisi贸n oportuna de los mismos聽 para el normal funcionamiento.
  7. Administrar los sistemas de informaci贸n, c贸mputo y registro de la Empresa, adelantando las acciones necesarias de soporte tecnol贸gico para su permanente actualizaci贸n, mantenimiento y seguridad.
  8. Controlar los procesos de vinculaci贸n,聽 promoci贸n, posesi贸n, registro y control, organizaci贸n, archivo, informaci贸n, control de n贸mina, hojas de vida y聽 reglamento interno, inherentes al personal de la Empresa.
  9. Desarrollar estudios para identificar las necesidades de bienestar, capacitaci贸n y mejoramiento de competencias laborales para desarrollar los planes anuales, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal y administrar esos programas.
  10. Dirigir y coordinar la elaboraci贸n de los estudios de organizaci贸n interna, plantas de personal, manual de funciones, reglamento interno de trabajo y dem谩s procesos de apoyo a la administraci贸n de recursos humanos.
  11. Elaborar, con el apoyo del Asesor Jur铆dico, los estudios de conveniencia y oportunidad, adem谩s de聽 t茅rminos de referencia y pliegos de condiciones para la adquisici贸n de bienes y servicios requeridos por la Empresa, para los contratos relacionados con las actividades de su dependencia, de acuerdo con las normas legales vigentes y adelantar las interventor铆as que le sean asignadas.
  12. Asegurar que el r茅gimen 煤nico disciplinario se aplique dentro de los principios establecidos en la Constituci贸n y la Ley.
  13. Apoyar a la Asesor铆a Jur铆dica en los procesos de constituci贸n del registro de proveedores y de contrataci贸n.
  14. Elaborar, proponer y ejecutar el plan anual de adquisiciones y suministros, con el objeto de garantizar la oportunidad en la entrega de los mismos y propender por una adecuada programaci贸n del gasto.
  15. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con聽 almacenamiento custodia distribuci贸n e inventarios de los elementos, equipos y bienes necesarios para el funcionamiento de la Empresa, velando porque se cumplan las normas relacionadas con la materia.
  16. Garantizar la aplicaci贸n de la pol铆tica salarial y prestacional de los servidores p煤blicos de la Empresa, de acuerdo con las orientaciones del gobierno departamental.
  17. Dirigir y controlar los programas de calidad de vida laboral y desarrollo de personal a trav茅s de incentivos, est铆mulos y planes, que contribuyan a elevar la motivaci贸n y el sentido de pertenencia a la Empresa.
  18. Refrendar en nombre de la Empresa Departamental de Servicios P煤blicos de Boyac谩 S. A.聽 E. S. P., la afiliaci贸n al Sistema General de Seguridad Social (Salud, Pensi贸n, Riesgos Profesionales), de los servidores p煤blicos, al igual que su vinculaci贸n a las Cajas de Compensaci贸n Familiar y dem谩s beneficios colectivos dentro de la liberalidad que otorga la Ley.
  19. Dirigir y controlar en coordinaci贸n con las diferentes dependencias, el plan estrat茅gico, proyectos de inversi贸n, simplificaci贸n del trabajo, agilizaci贸n y modernizaci贸n de los tr谩mites, procedimientos y dem谩s asuntos, relacionados con la gesti贸n, organizaci贸n y m茅todos de trabajo.
  20. Implementar un sistema integrado de informaci贸n flexible y articulado al componente SUI con un m贸dulo de consulta para la Gerencia Integral, el Departamento y actores del Gobierno Nacional.
  21. Revisar peri贸dicamente el Sistema de Gesti贸n de la Calidad a trav茅s de la planificaci贸n del programa de auditor铆as internas de calidad. Dirigir los procesos de obtenci贸n de acreditaci贸n institucional y de sistemas de calidad.
  22. Verificar la eficiencia de las acciones correctivas y preventivas mediante el seguimiento a planes de mejoramiento institucional.
  23. Dar aprobaci贸n聽 final de las actualizaciones, creaciones, eliminaciones聽 y versiones de documentos y formatos gestionados ante el聽 grupo de acuerdo al Art铆culo 10.del presente Acuerdo.
  24. En su calidad de Notario de la empresa, expedir las certificaciones, mantener y controlar los documentos y registros que se generan de la ejecuci贸n de los procesos, de tal manera que permanezcan legibles, identificables y recuperables.
  25. Proponer y ejecutar las tecnolog铆as de informaci贸n y comunicaci贸n de la empresa,聽 desarrolladas a trav茅s de su p谩gina Web.
  26. Cumplir las delegaciones y dem谩s funciones que le sean asignadas por autoridad competente y que corresponda a la naturaleza de la dependencia.